Při hledání systému pro řízení služeb v terénu (FSM) se můžete vydat dvěma cestami. Buď si můžete zakoupit hotový software, nebo si objednat některé další, vlastní funkce. Vlastní funkce přesně odrážejí procesy ve vaší společnosti. Výběr správného systému však není tak jednoznačný, protože obě možnosti mají svá pro a proti.
Obsah:
Může se zdát, že řešení na míru je vždy to správné pro vás. Ovšem, takové řešení by mělo předčit ta řešení poskytována široké uživatelské skupině.
Ve skutečnosti se v mnoha implementacích ukazuje, že právě hotové systémy FSM jsou efektivnější. Přes své zjevné výhody mají přizpůsobené nástroje některá ne zcela zřejmá omezení.
Protože volba není tak jednoznačná, zvažme argumenty pro každou možnost.
Náklady na systémy řízení služeb v terénu
Systém FSM na míru je vždy postaven na základech existujícího základního řešení. Zákazníci, kteří se rozhodnou pro tuto možnost, se obvykle připraví na mnohem vyšší náklady ve srovnání s hotovým nástrojem. Předpokladem je, že vyšší náklady přináší řešení šité na míru potřebám společnosti, které odráží podnikové procesy.
Hotové systémy FSM jsou obvykle mnohem levnější, jejich implementace je však spojena s některými počátečními omezeními a nesrovnalostmi. Někdy dokonce vyžadují, aby podnik upravil své operace tak, aby je přizpůsobil zakoupenému softwaru.
To může být jistě výzva. Je však dobré mít na paměti, že řešení, která jsou k dispozici, vycházejí ze zkušeností mnoha společností a zpětné vazby různých uživatelů. Proto se mohou z dlouhodobého hlediska ukázat jako výhodnější.
Dostupné a vlastní funkce
Hotová řešení mohou obsahovat funkce, které se zdají být málo užitečné a nevyhovují požadavkům společnosti. Můžete tak mít pocit, že platíte za zbytečné funkce. S postupem času a růstem firmy se takové „nadbytečné“ funkce mohou ukázat jako užitečné.
Spolu s nově vznikajícími potřebami a novými výzvami souvisejícími s řízením zaměstnanců se provoz společnosti začíná přizpůsobovat možnostem systému. Každá nová verze aplikace navíc nabízí další funkce a další vylepšení. Uživatelé dostávají nové verze automaticky, nemusí o ně žádat ani platit další poplatky.
Přidání nových funkcí do systému na míru konkrétnímu zákazníkovi není tak rychlé a snadné. Obvykle vyžaduje dlouhou dobu implementace a přináší další náklady, zejména v případě velkých společností. Jako průkopnické řešení může být pro vývojáře vážnou výzvou a mít určité počáteční provozní problémy.
Aktualizace FSM systému
Kromě dalších funkcí je tu ještě jeden prvek, který souvisí s náklady na řešení FSM. Jsou to nezbytné aktualizace systému, které pomáhají řešit vznikající problémy v oboru.
Ekonomické a právní změny vyžadují pravidelné úpravy systémů řízení zaměstnanců. V případě hotových řešení to není problém. Ta jsou často aktualizována, a to buď zdarma, nebo za nízkou cenu. Aktualizace zaručují, že tyto systémy řeší i nejnovější problémy FSM.
Systémy upravené na míru podle požadavků zákazníka se neaktualizují tak pravidelně. V důsledku toho mohou časem zastarat.
Držení kroku s novými technologiemi
Dalším důvodem, proč jsou pravidelné aktualizace velmi potřebné, je neustálý vývoj technologií. „Out-of-the-box“ systémy FSM jsou vyvíjeny systematicky a využívají nejnovější trendy v technologiích, a to jak softwarových, tak hardwarových. Pokud jde o řešení na míru, hrozí časem tzv. technický dluh.
Úroveň zdokonalení systému FSM
I to nejlepší řešení na míru, které je vytvořeno na základě hotového systému zkušeným týmem, může být náchylné k počátečním problémům. Některé problémy lze odhalit až v průběhu práce, proto je nutné na začátku používání softwaru počítat s určitým časem na případné úpravy.
Nákup hotového systému FSM se samozřejmě jeví jako bezpečnější varianta. Takové řešení bylo testováno mnoha jinými společnostmi a případné chyby již byly odstraněny. A co je důležitější, tento druh softwaru má obvykle podstatně rozsáhlejší dokumentaci včetně návodů a uživatelských příruček.
Dokumentace přizpůsobených systémů řízení zaměstnanců je obvykle chudší, což ztěžuje, prodražuje a prodlužuje školení uživatelů.
Poznání produktu před implementací
Není pochyb o tom, že systém FSM, který je přizpůsoben potřebám vaší společnosti, má mnoho výhod. Jednou z jeho nevýhod však je, že si jej nemůžete prohlédnout dříve, než se rozhodnete jej implementovat. Nemůžete si být zcela jisti, jak bude aplikace vypadat a fungovat, až bude hotová.
V tomto případě poskytují hotová řešení klid, protože se můžete se systémem plně seznámit ještě před rozhodnutím o koupi.
Rozhraní přívětivé pro uživatele (user-friendly)
Poměrně podstatný rozdíl mezi systémy FSM na míru a hotovými systémy FSM je v tom, že ty druhé jsou vyvíjeny s důrazem na použitelnost a vzhled.
Součástí týmů IT, které takové produkty vyvíjejí, je obvykle i návrhář UX/UI. Tito specialisté se starají o to, aby byl systém atraktivní a intuitivní na používání.
Řešení na míru vytvářejí samozřejmě také profesionálové (toho se nebojte!). Protože však zákazníci mohou chtít snížit náklady na své systémy, použitelnost může zůstat stranou a v týmu nemusí být nutně specialista na UX/UI. Proto se může ukázat, že takové řešení není tak intuitivní a atraktivní jako hotový nástroj.
Potřeba provozovat tu správnou IT infrastrukturu
Při pořizování řešení na míru, ať už ve stále populárnějším modelu SaaS, nebo v režimu on-premise, je třeba pamatovat na správnou infrastrukturu systému. To s sebou může přinést další náklady, jako je najmutí a placení správce a údržba serverů, databází, síťových nástrojů a dalších.
Pokud jde o hotové řešení pro správu služeb v terénu, nese tyto náklady a odpovědnost poskytovatel softwaru. Klienti se obvykle nemusí starat o žádnou údržbu infrastruktury. To má také svou cenu, ale obvykle se více vyplatí přenechat veškerou údržbu a zabezpečení specializované IT společnosti.
Přizpůsobení potřebám společnosti
Hotové řešení
V některých případech musí společnost přizpůsobit své obchodní procesy tak, aby odpovídaly softwaru.
Řešení na míru
Software perfektně reflektuje obchodní procesy společnosti.
Náklady
Hotové řešení
Výrazně nižší kvůli veřejné dostupnosti řešení
Řešení na míru
Výrazně vyšší protože každý produkt je přizpůsobený na míru požadavků dané společnosti
Extra funkce
Hotové řešení
Mnoho extra funkcí dostupných v základní verzi řešení
Řešení na míru
Extra funkce jsou obvykle drahé a časově náročné
Speciální funkce
Hotové řešení
Hotové řešení nemusí splňovat velmi specifické požadavky
Řešení na míru
Implementace speciálních funkcí je nákladná, ale možná
Splnění průmyslových požadavků
Hotové řešení
Snadné díky pravidelným aktualizacím softwaru
Řešení na míru
Obtížné, protože každá aktualizace musí být zadána
Držení kroku s novými technologiemi
Hotové řešení
Snadné díky pravidelným aktualizacím softwaru
Řešení na míru
Riziko tzv. technického dluhu
Náklady a pohodlí při zaškolení nových uživatelů
Hotové řešení
Nízké náklady díky rozsáhlé dokumentaci, návodům a uživatelským příručkám
Řešení na míru
Vyšší náklady, protože nové uživatele je třeba vyškolit.
Poznání produktu před implementací
Hotové řešení
Možnost prohlédnout si aplikaci před jejím zakoupením a seznámit se se zkušenostmi jiných firem, které ji používají.
Řešení na míru
Řešení lze testovat až po jeho zakoupení a implementaci
Úroveň zdokonalení systému FSM
Hotové řešení
Řešení je důkladně testováno a jeho použitelnost a vzhled jsou pečlivě propracované
Řešení na míru
Vyšší riziko chyb a méně úsilí kladeného na použitelnost a vizuální stránku
Použitelnost rozhraní
Hotové řešení
Rozhraní je připravené s přihlédnutím na použitelnost a přívětivost pro uživatele
Řešení na míru
Za účelem snížení nákladů se na použitelnost kladou nižší nároky
Potřeba provozovat tu správnou IT infrastrukturu
Hotové řešení
Model SaaS – poskytovatel řešení je zodpovědný za údržbu správné IT infrastruktury
Řešení na míru
V modelu SaaS je poskytovatel řešení zodpovědný za údržbu správné infrastruktury, ale v některých případech se o infrastrukturu musí postarat zákazník. Tím vznikají další náklady
Které řešení by bylo nejlepší pro vaši společnost?
Řešení na míru založená na hotových nástrojích a přizpůsobená potřebám zákazníka v mnoha ohledech zaostávají za levnějšími a flexibilnějšími hotovými řešeními. Přesto je třeba mít na paměti jejich obrovskou výhodu, protože dokážou skvěle reflektovat i ty nejsložitější a nejunikátnější podnikové procesy.
Jaké společnosti by tedy měly zvolit systém FSM na míru? Především velké společnosti se zvláště složitými obchodními procesy, které je třeba promítnout do systému řízení práce v terénu, např. telekomunikační operátoři. Pro takové společnosti to bude nejlepší volba, pokud jsou ochotny se zavázat k úhradě nákladů.
V tomto případě se vyplatí uvažovat o renomovaném místním poskytovateli, který je dostatečně velký, aby měl všechny potřebné nástroje a znalosti v oboru, ale zároveň dostatečně malý, aby byl flexibilní a časově efektivní.
Pro menší společnosti nebo větší korporace se standardními postupy jsou hotová řešení mnohem výhodnější volbou. V jejich případě se zavádění nových funkcí může ukázat jako neekonomické.
Praxe ukazuje, že vyšší náklady a nepříjemnosti řešení na míru (např. absence aktualizací) výrazně převažují nad přínosy. Někdy si firmy všimnou, že zpočátku obtížné změny vynucené hotovým softwarem začnou pozitivně ovlivňovat chod firmy. Je to logický výsledek, protože takový software je založen na nejlepších, ověřených řešeních.
Kde začít?
I když zvažujete volbu řešení na míru, nejlepším postupem je provést pilotní (nebo dokonce produkční) implementaci hotového systému. Dalším krokem tohoto přístupu je zavedení vlastních funkcí – pouze pokud se ukáže, že je to přece jen potřeba.
V počáteční fázi se můžete se softwarem seznámit a ověřit si své obchodní procesy a potřeby. To vám umožní přesně definovat, co přesně v systému chybí.
Tato možnost navíc omezuje náklady, protože musíte platit pouze za ty úpravy, které jsou skutečně nezbytné a nejúčinněji splňují požadavky vaší společnosti.
Pokud se nemůžete rozhodnout, který přístup je pro vaši společnost nejlepší, napište nám!
Naši specialisté zanalyzují vaše obchodní potřeby a navrhnou optimální řešení přímo pro vás.