Výběr systému pro správu služeb v terénu. Hotový software nebo nástroje na míru?

Při hledání systému pro řízení služeb v terénu (FSM) se můžete vydat dvěma cestami. Buď si můžete zakoupit hotový software, nebo si objednat některé další, vlastní funkce. Vlastní funkce přesně odrážejí procesy ve vaší společnosti. Výběr správného systému však není tak jednoznačný, protože obě možnosti mají svá pro a proti.

Obsah:

Může se zdát, že řešení na míru je vždy to správné pro vás. Ovšem, takové řešení by mělo předčit ta řešení poskytována široké uživatelské skupině.

Ve skutečnosti se v mnoha implementacích ukazuje, že právě hotové systémy FSM jsou efektivnější. Přes své zjevné výhody mají přizpůsobené nástroje některá ne zcela zřejmá omezení.

Protože volba není tak jednoznačná, zvažme argumenty pro každou možnost.

Systém FSM na míru je vždy postaven na základech existujícího základního řešení. Zákazníci, kteří se rozhodnou pro tuto možnost, se obvykle připraví na mnohem vyšší náklady ve srovnání s hotovým nástrojem. Předpokladem je, že vyšší náklady přináší řešení šité na míru potřebám společnosti, které odráží podnikové procesy.

Hotová řešení mohou obsahovat funkce, které se zdají být málo užitečné a nevyhovují požadavkům společnosti. Můžete tak mít pocit, že platíte za zbytečné funkce. S postupem času a růstem firmy se takové “nadbytečné” funkce mohou ukázat jako užitečné.

Spolu s nově vznikajícími potřebami a novými výzvami souvisejícími s řízením zaměstnanců se provoz společnosti začíná přizpůsobovat možnostem systému. Každá nová verze aplikace navíc nabízí další funkce a další vylepšení. Uživatelé dostávají nové verze automaticky, nemusí o ně žádat ani platit další poplatky.

Přidání nových funkcí do systému na míru konkrétnímu zákazníkovi není tak rychlé a snadné. Obvykle vyžaduje dlouhou dobu implementace a přináší další náklady, zejména v případě velkých společností. Jako průkopnické řešení může být pro vývojáře vážnou výzvou a mít určité počáteční provozní problémy.

Kromě dalších funkcí je tu ještě jeden prvek, který souvisí s náklady na řešení FSM. Jsou to nezbytné aktualizace systému, které pomáhají řešit vznikající problémy v oboru.

Ekonomické a právní změny vyžadují pravidelné úpravy systémů řízení zaměstnanců. V případě hotových řešení to není problém. Ta jsou často aktualizována, a to buď zdarma, nebo za nízkou cenu. Aktualizace zaručují, že tyto systémy řeší i nejnovější problémy FSM.

Systémy upravené na míru podle požadavků zákazníka se neaktualizují tak pravidelně. V důsledku toho mohou časem zastarat.

I to nejlepší řešení na míru, které je vytvořeno na základě hotového systému zkušeným týmem, může být náchylné k počátečním problémům. Některé problémy lze odhalit až v průběhu práce, proto je nutné na začátku používání softwaru počítat s určitým časem na případné úpravy.

Nákup hotového systému FSM se samozřejmě jeví jako bezpečnější varianta. Takové řešení bylo testováno mnoha jinými společnostmi a případné chyby již byly odstraněny. A co je důležitější, tento druh softwaru má obvykle podstatně rozsáhlejší dokumentaci včetně návodů a uživatelských příruček.

Dokumentace přizpůsobených systémů řízení zaměstnanců je obvykle chudší, což ztěžuje, prodražuje a prodlužuje školení uživatelů.

Není pochyb o tom, že systém FSM, který je přizpůsoben potřebám vaší společnosti, má mnoho výhod. Jednou z jeho nevýhod však je, že si jej nemůžete prohlédnout dříve, než se rozhodnete jej implementovat. Nemůžete si být zcela jisti, jak bude aplikace vypadat a fungovat, až bude hotová.

V tomto případě poskytují hotová řešení klid, protože se můžete se systémem plně seznámit ještě před rozhodnutím o koupi.

Poměrně podstatný rozdíl mezi systémy FSM na míru a hotovými systémy FSM je v tom, že ty druhé jsou vyvíjeny s důrazem na použitelnost a vzhled.

Součástí týmů IT, které takové produkty vyvíjejí, je obvykle i návrhář UX/UI. Tito specialisté se starají o to, aby byl systém atraktivní a intuitivní na používání.

Při pořizování řešení na míru, ať už ve stále populárnějším modelu SaaS, nebo v režimu on-premise, je třeba pamatovat na správnou infrastrukturu systému. To s sebou může přinést další náklady, jako je najmutí a placení správce a údržba serverů, databází, síťových nástrojů a dalších.

Pokud jde o hotové řešení pro správu služeb v terénu, nese tyto náklady a odpovědnost poskytovatel softwaru. Klienti se obvykle nemusí starat o žádnou údržbu infrastruktury. To má také svou cenu, ale obvykle se více vyplatí přenechat veškerou údržbu a zabezpečení specializované IT společnosti.

Řešení na míru založená na hotových nástrojích a přizpůsobená potřebám zákazníka v mnoha ohledech zaostávají za levnějšími a flexibilnějšími hotovými řešeními. Přesto je třeba mít na paměti jejich obrovskou výhodu, protože dokážou skvěle reflektovat i ty nejsložitější a nejunikátnější podnikové procesy.

Jaké společnosti by tedy měly zvolit systém FSM na míru? Především velké společnosti se zvláště složitými obchodními procesy, které je třeba promítnout do systému řízení práce v terénu, např. telekomunikační operátoři. Pro takové společnosti to bude nejlepší volba, pokud jsou ochotny se zavázat k úhradě nákladů.

V tomto případě se vyplatí uvažovat o renomovaném místním poskytovateli, který je dostatečně velký, aby měl všechny potřebné nástroje a znalosti v oboru, ale zároveň dostatečně malý, aby byl flexibilní a časově efektivní.

Pro menší společnosti nebo větší korporace se standardními postupy jsou hotová řešení mnohem výhodnější volbou. V jejich případě se zavádění nových funkcí může ukázat jako neekonomické.

Praxe ukazuje, že vyšší náklady a nepříjemnosti řešení na míru (např. absence aktualizací) výrazně převažují nad přínosy. Někdy si firmy všimnou, že zpočátku obtížné změny vynucené hotovým softwarem začnou pozitivně ovlivňovat chod firmy. Je to logický výsledek, protože takový software je založen na nejlepších, ověřených řešeních.

Tato možnost navíc omezuje náklady, protože musíte platit pouze za ty úpravy, které jsou skutečně nezbytné a nejúčinněji splňují požadavky vaší společnosti.

Přečtěte si také:

Jak efektivně plánovat práci v terénu?
Jak zlepšila společnost Livre proces doručení pomocí GeoTraxxu?
Zlepšení zákaznického provozu ve společnosti UPC Polsko