10 mýtů o systémech Field Service Management (FSM) pro plánování a přepravu v terénu – ověřte si, zda nestojí v cestě růstu vaší firmy

Systémy řízení služeb v terénu (FSM) slouží jako neocenitelné nástroje pro efektivní koordinaci týmů pracovníků v terénu.

Díky zefektivnění a automatizaci různých procesů umožňují tyto systémy organizacím mimo jiné efektivně plánovat úkoly a optimalizovat cestovní trasy na další pracoviště. Systémy FSM navíc umožňují komplexní evidenci podrobností o práci, usnadňují vykazování plnění úkolů a jejich následné vyúčtování a zjednodušují tvorbu přehledných souhrnných zpráv. Začlenění systémů FSM může přinést podstatné zvýšení efektivity provádění prací při současném snížení provozních nákladů. Navzdory jejich četným výhodám existuje kolem těchto systémů mnoho mylných představ.

V tomto článku chceme rozebrat a vyvrátit deset nejčastějších mýtů souvisejících s prací v terénu a řízením pracovníků. 

Mýtus 1: Systémy FSM jsou drahé

Mnoho podnikatelů, zejména v oblasti malých a středních podniků, se domnívá, že systémy FSM jsou pro ně finančně nedostupné. Při úvahách o zavedení jakéhokoli systému je bezpochyby zásadní zohlednit náklady. Stejně důležité je však posoudit potenciální přínosy takové investice.

Systémy FSM GeoTask & GeoTraxx, vynikají v automatizaci procesů plánování a směrování práce. Tím nejen zkracují čas strávený plánováním, ale také zvyšují efektivitu provádění úkolů. To následně umožňuje podnikům vykonat až o 40 % více práce ve stejném časovém rámci.

To vše se promítá do:

což vede k významným ziskům, které mohou značně převýšit počáteční náklady. Tento poslední aspekt – spokojenost zákazníků – je jedním z nejdůležitějších prvků, které umožňují společnostem odlišit se od konkurence. Podle průzkumu společnosti Gartner o zákaznické zkušenosti, již 2/3 společností soutěží především v oblasti zákaznické zkušenosti.

Poskytovatelé softwaru také představují příležitost využít různé modely účtování, které jsou přizpůsobeny různým potřebám společností různých velikostí. Tato flexibilita zajišťuje, že podniky mohou plně využít potenciál systémů FSM, aniž by jim vznikaly dodatečné náklady, přizpůsobit cenovou strukturu svým specifickým požadavkům a optimalizovat využití těchto nástrojů.

Podle našich zkušeností se implementace systému Field Service Management vyplatí již při správě středně velkého vozového parku nebo týmu, a to od 25 uživatelů (licencí). Jedná se tedy bezesporu o rozumnou investici do rozvoje firmy.

Mýtus 2: Systémy FSM se obtížně používají

I když vždy existuje křivka učení a takzvané “přechodné období”, kdy si uživatelé musí zvyknout na nový nástroj, moderní systémy FSM, jako je GeoTask & GeoTraxx, jsou navrženy s ohledem na uživatele a jejich pohodlí.

GeoTask & GeoTraxx vykazují obzvláště silný důraz na estetiku (která, jak ukazují výzkumy, zvyšuje produktivitu). Systém je také neustále vylepšován s ohledem na zpětnou vazbu od uživatelů, takže následné změny jsou prováděny s cílem řešit skutečné problémy, se kterými se uživatelé setkávají při své každodenní práci. Systém GeoTask & GeoTraxx si můžete také zdarma vyzkoušet a zjistit, jak funguje v konkrétní společnosti a odvětví.

Některým našim zákazníkům, uživatelům systému GeoTask & GeoTraxx, stačilo krátké 1,5hodinové školení o systému, aby mohli okamžitě začít řešení efektivně používat, zatímco postupně prozkoumávali pokročilejší funkce.

Mýtus 3: Systémy FSM jsou určeny pouze pro velké podniky

Je častým omylem, že systémy FSM jsou vhodné pouze pro velké podniky s velmi početnými posádkami v terénu a stovkami či tisíci úkolů, které se každý měsíc realizují. Je sice pravda, že v těchto podnicích jsou tyto typy systémů obzvláště užitečné, ne-li nezbytné pro efektivní provádění prací, ale skutečnost je taková, že řešení FSM lze přizpůsobit potřebám podniků všech velikostí, včetně těch menších. I při objemu úkolů pouze 150-200 měsíčně stojí za to zvážit použití automatizace řízení úkolů pomocí FSM.

Na této úrovni provozního rozsahu se složitosti plánování a vypořádání úkolů stávají dostatečně komplexními. Následně může využití řešení vytvořeného pro práci v terénu a řízení zaměstnanců přinést hmatatelné finanční výhody

Mýtus 4: Systémy FSM jsou určeny pouze pro řízení techniků v terénu

Někteří se domnívají, že systémy FSM jsou určeny pouze k řízení práce techniků v terénu. I když je to skutečně jejich primární funkce, systémy FSM mají mnohem širší využití. Mohou zahrnovat:

Díky tomu jsou cenným nástrojem pro různá oddělení a role ve společnosti, včetně dispečerů, manažerů zásob a týmů zákaznických služeb.

Za zmínku stojí zejména výše zmíněné možnosti vykazování práce. Poskytují bezproblémový způsob, jak prokázat, že úkol byl splněn v souladu s konkrétními požadavky klienta nebo zadavatele. Vezměme si například scénář, kdy výrobce uzavře smlouvu s dodavatelskou firmou na přepravu nábytku; v takových případech se tyto systémy ukazují jako neocenitelné při prokazování dodržování podmínek definovaných klientem.

V systémech GeoTask & GeoTraxx je možné z mobilní aplikace pořizovat fotografie – tj. pořizovat fotodokumentaci provedení prací, vyplňovat formuláře nebo předkládat podpisy.

Pokud podmínky vylučují psaní na klávesnici (pracovník má zaneprázdněné ruce, je mu příliš zima), může využít možnosti hlasového ovládání a potřebné informace jednoduše nadiktovat.

Mýtus 5: Systémy FSM jsou určeny pouze pro technická odvětví

Všeobecně panuje přesvědčení, že systémy FSM jsou určeny především pro technická odvětví, jako je energetika, teplárenství, vodovody a kanalizace nebo telekomunikace, kde je mnoho práce spojeno s údržbou a rozšiřováním sítě.

Ačkoli právě tato odvětví skutečně využívají systémy FSM nejčastěji, tento typ řešení je flexibilní a lze jej přizpůsobit mnoha různým typům práce. Přijdou vhod všude tam, kde je třeba provést mnoho geograficky rozptýlených úkolů. Skvěle se uplatní v oblastech, jako je <strongdodávka a montáž nábytku, podpora prodeje, terénní průzkumy, domácí služby, zdravotnictví, pojišťovnictví, opravy, instalace u zákazníků a další.

Mýtus 6: Systémy FSM jsou určeny pouze pro společnosti poskytující služby

Není pravda, že systémy Field Service Management jsou použitelné pouze pro společnosti poskytující služby. Ačkoli jsou nejčastěji spojovány s opravami nebo údržbou, systémy FSM budou stejně dobře fungovat i pro správu vlastní infrastruktury a úkolů ve vaší organizaci.

Systémy FSM se skvěle hodí také pro výrobní společnosti, které mají vlastní nebo pronajatý dopravní park a provádějí dodávky vlastních výrobků. Systém umožňuje rozdělit úkoly mezi vlastní zaměstnance a subdodavatele v závislosti na potřebách, dostupnosti a dalších parametrech.

Mýtus 7: Systémy FSM vyžadují nepřetržité připojení k internetu

Je rozšířeným omylem, že systémy FSM jsou zcela závislé na nepřetržitém připojení k internetu. Řešení GeoTask & GeoTraxx umožňují uživatelům přístup k relevantním informacím v mobilní aplikaci i v oblastech se špatným nebo žádným přístupem k internetu. Po obnovení připojení se data synchronizují, čímž je zajištěna aktuálnost informací.

Mýtus 8: Systémy FSM nejsou bezpečné

Primárním problémem je samozřejmě bezpečnost údajů shromážděných v systému. Seriózní poskytovatelé systémů FSM jsou si toho vědomi, a proto toto téma upřednostňují a zavádějí příslušná bezpečnostní opatření, jako jsou pravidelné bezpečnostní testy, bezpečnostní audity prováděné externími společnostmi a další.

Námi nabízené systémy FSM jsou k dispozici v modelu SaaS v prostředí Google Cloud, což je vysoce bezpečné prostředí, což potvrzuje řada certifikátů.

Řešení lze také nainstalovat na infrastrukturu uživatele, což mu dává plnou kontrolu nad systémem a daty v něm uloženými.

Při rozhodování o systému FSM je vždy dobré věnovat zvláštní pozornost bezpečnostnímu aspektu a zeptat se poskytovatele, jaký je zde jeho přístup.

Mýtus 9: Systémy FSM jsou určeny pouze pro společnosti se složitými pracovními procesy

Stejně jako velikost (viz: mýtus 3), ani složitost procesů společnosti nemusí být nutně kontraindikací pro používání systémů pro řízení pracovníků v terénu.

Systémy FSM, jako jsou GeoTask & GeoTraxx, lze přizpůsobit složitosti procesů uživatele. Ty velmi složité zvládne brilantně, ale stejně dobře bude fungovat i pro relativně jednoduché procesy.

Klíčová je zde rozptýlenost práce v terénu a velký počet úkolů, které je třeba provést. Pokud trávíte několik hodin denně uspořádáváním pracovních plánů, stojí za to uvažovat o automatizaci.

Navíc i v případech jednoduchých logistických operací (jako je provedení jednoduchého servisního nebo dodacího úkolu) má zásadní význam efektivní komunikace plánu činnosti se zadavatelem úkolu. Zajišťuje, že zadavatel získá komplexní představu o operativních plánech firmy provádějící práce v terénu a umožní jí odpovídajícím způsobem připravit potřebné materiály. Systém FSM hraje zásadní roli při zjednodušování a zdokonalování tohoto zásadního komunikačního procesu.

Závěrem lze říci, že ať už se ve vaší firmě jedná o jednoduché nebo extrémně složité procesy, vyplatí se prověřit možnosti systému FSM. Jedná se o velmi flexibilní nástroje, které vám dávají možnost přizpůsobit se extrémně různorodým požadavkům – specifickým pro vaše odvětví nebo dokonce konkrétní společnost.

Mýtus 10: Jejich implementace je obtížná

V současné době jsou velmi oblíbené a rozšířené cloudové systémy (SaaS), což znamená, že k používání systému stačí přístup k webovému prohlížeči a přihlašovací údaje. K provozu aplikace nepotřebujete žádnou speciální infrastrukturu ani tým IT, který by se o ni staral. Systém můžete začít používat dokonce hned druhý den po nákupu (s tím, že je třeba systém naplnit příslušnými údaji o úkolech, klientech atd.).

V tomto modelu můžete zvolit GeoTask & GeoTraxx nebo použít “tradičnější” verzi, nainstalovanou na infrastruktuře uživatele. I v tomto případě se jedná o velmi jednoduchý proces, protože GeoTask & GeoTraxx jsou hotová řešení – připravená k okamžité implementaci.

Systémy pro řízení služeb v terénu (FSM), jako je GeoTask & GeoTraxx, jsou univerzální a flexibilní řešení, která jsou vhodná pro organizace v mnoha odvětvích a různých velikostí s různým stupněm složitosti procesů – od jednoduchých až po velmi složité a sofistikované.

Stojí za to se s podstatou systémů FSM dobře seznámit. Nepodléhejte mýtům, využijte možností, které tato řešení nabízejí, a zlepšete provoz své společnosti, zvyšte efektivitu plnění úkolů, snižte provozní náklady, zvyšte kvalitu služeb a odlište se od konkurence.

Kontaktujte nás a zjistěte více o GeoTasku a GeoTraxxu!