Proč se vyplatí digitalizovat informace získané v terénu? Jaké výhody nabízejí inteligentní formuláře? V jakých odvětvích je lze využít? Přečtěte si odpovědi.
Každá společnost, která působí mimo své kanceláře, vytváří a shromažďuje data, ať už jde o teplárenskou společnost pracující na své síti nebo výzkumnou instituci, která sbírá vzorky životního prostředí pro analýzu. Každá z nich potřebuje shromažďovat informace o provedených pracích, vykazovat jejich provedení a následně je předávat do centrálního úložiště informací v rámci společnosti.
Existují různé způsoby, jak shromažďovat informace v terénu — pořizováním poznámek na papír (obvykle ve standardizovaných formulářích) nebo pomocí digitálních řešení. Vzhledem k rozšířenému trendu digitalizace musí být nakonec digitalizována i data shromažďovaná v papírové podobě, aby se mohla zapojit do interních procesů společnosti.
Případně lze data sbírat digitálně již od počátku. Jak to lze provést a jaké jsou výhody takového řešení?
Digitální formuláře: Pohodlný sběr informací za všech podmínek
Digitální formuláře lze vyplnit bez ohledu na okolnosti. Stačí, když aplikaci otevřete v telefonu nebo tabletu a vyberete příslušná pole (pomocí dotykového zadávání) nebo na aplikaci promluvíte.
Hlasové a dotykové zadávání je užitečné zejména za nepříznivých povětrnostních podmínek (déšť, vítr, chlad), když je vyplňování tradičních papírových formulářů obtížné nebo když má kurýr či technik plné ruce práce.
Chytré formuláře využívají hlasový vstup pokročilejším způsobem než jen převodem řeči na text. Při správné konfiguraci dokáže formulář na základě vyslovených informací automaticky rozpoznat, které pole má vyplnit.
Další výhodou digitálních formulářů je, že prakticky nehrozí ztráta shromážděných údajů v důsledku poškození nebo špatného umístění formuláře — scénář, který si lze snadno představit při použití papírových formulářů.
Ani nedostatečný přístup k internetu, který je při terénní práci častým problémem, není překážkou pro sběr dat pomocí inteligentních formulářů. Offline režim aplikace uchovává shromážděné informace až do obnovení připojení. Poté jsou data přenesena do centrálního systému a automaticky se synchronizují.
Chytré formuláře: Minimalizace chyb ve shromažďovaných údajích
Ruční vyplňování papírového formuláře, zejména v náročných podmínkách, může vést k četným chybám (překlepy, nesrovnalosti, nečitelný rukopis). Chyby však mohou přinést i digitální formuláře, zejména při vyplňování pomocí malých, obvykle dotykových klávesnic.
Chytré formuláře s předkonfigurovanými poli pomáhají prosadit konzistenci údajů. Formulář navrhuje a přijímá pouze informace v určitém formátu. Pole může například umožňovat zadání pouze e-mailové adresy, telefonního čísla v definovaném formátu nebo údaje z měřiče s určitým počtem desetinných míst.
Chytré digitální formuláře: Co ještě umí?
Chytré formuláře mohou také získávat informace pomocí OCR (optické rozpoznávání znaků), skenovat čárové kódy a zachytit přesnou zeměpisnou polohu objektu v terénu. To vše snižuje riziko chyb, ke kterým může dojít při ručním zadávání údajů do formulářů.
Chytré formuláře: Efektivnější tvorba digitálních datových úložišť a generování zpráv
Informace shromážděné pomocí aplikace s inteligentním formulářem se okamžitě přenášejí v konzistentním formátu do databáze. To umožňuje rychlé vytvoření centralizovaného úložiště všech shromážděných údajů, které lze snadno aktualizovat v reálném čase.
Generování reportů o shromážděných datech nebo provedených terénních pracích je navíc jednoduché a bezproblémové.
Zrychlení pracovního procesu a zvýšení efektivity práce
Používání inteligentních formulářů ke sběru dat a podpoře provádění terénní práce může urychlit procesy, v nichž jedna fáze závisí na dokončení předchozí.
Například aktivace telekomunikační služby závisí na tom, zda je síť v místě zákazníka připojena. Pokud technik použije aplikaci s digitálním formulářem a může okamžitě odeslat potvrzení o splnění úkolu připojení do databáze, může být služba aktivována zákazníkovi téměř okamžitě. Není třeba čekat, až se technik vrátí z terénu, aby osobně ohlásil dokončenou práci.
V jakých odvětvích lze použít chytré formuláře?
Chytré formuláře jsou použitelné všude tam, kde se v rámci úkolu shromažďují opakující se soubory dat:
Telekomunikační infrastrukturní společnosti: kontrola sloupů a další infrastruktury
Železniční a tramvajová doprava: kontrola kolejí, návěstidel a kolejových vozidel
Provozovatelé elektrické sítě: revize vedení, transformátorů, měřičů
Vodárenské a kanalizační společnosti: kontrola potrubí, hydrantů, čerpadel
Provozovatelé plynárenských sítí: kontrola plynových zařízení, měřidel, plynovodů
Správci silniční infrastruktury: kontrola mostů, povrchů silnic, světelné signalizace
Kurýrní a logistické společnosti: audit skříněk na balíky
Stavební a developerské společnosti: kontrola budov a technického stavu
Průmyslové závody a továrny: kontrola strojů a výrobních linek
Výzkumné instituce: monitorování životního prostředí: měření znečištění ovzduší, testování půdy, kontrola kvality vody, inspekce chráněných oblastí atd.
Zemědělské podniky: monitorování zemědělské půdy: kontrola stavu plodin, zavlažování, sběr údajů o dotacích
Chytré formuláře v akci – příklad použití v oboru HVAC
Jako příklad se podívejme na to, jak mohou chytré formuláře podpořit provoz společností v oblasti vytápění, větrání a klimatizace (HVAC).
V oboru HVAC inteligentní formuláře zefektivňují a usnadňují úkoly, jako jsou kontroly zařízení — od okamžiku, kdy klient požádá o servisní návštěvu, až po dokončení práce.
S pomocí inteligentního formuláře nakonfigurovaného pro servisní společnosti může technik projít všemi fázemi procesu údržby, jako např:
- Kontrola výkonu větrání (měření průtoku vzduchu)
- Kontrola čistoty větracích kanálů
- Ověření činnosti ventilátorů, klapek, mřížek a difuzérů
- Čištění a výměna filtrů
- Zajištění správné funkce regulátorů a automatizačních systémů
- Testování provozu systému po dokončení kontroly
Pomocí formuláře v aplikaci v telefonu nebo tabletu může technik v každé fázi shromáždit všechny potřebné informace a nahlásit dokončení celého úkolu.
Nasazení vhodně přizpůsobeného formuláře nejen urychlí sběr dat, ale také zajistí, že technik nezapomene na žádnou část úkolu. Formuláře pomáhají strukturovat nejen shromážděné údaje, ale i samotný pracovní postup.
Proč se vyplatí používat chytré formuláře?
Jak můžete vidět, inteligentní formuláře mají velmi široké využití a toto je jen několik příkladů. To, zda se digitální formulář osvědčí pro konkrétní práci, závisí především na schopnosti společnosti zmapovat své procesy. Formuláře lze téměř zcela přizpůsobit bez ohledu na odvětví.
Pokud tento článek vzbudil váš zájem a chcete se dozvědět více o využití chytrých formulářů při práci v terénu, neváhejte se ozvat!
- Eliminace papírování
- Rychlejší tok informací
- Méně chyb
- Funkce offline
- Lepší plánování a reporting
iMDC: Efektivní sběr dat z terénu a hlášení prostřednictvím hlasu a obrazu s přesnou lokalizací
- Hlasový sběr dat
- Skenování čárových kódů
- Automatické rozpoznávání objektů ze snímků
- Měření vzdálenosti a automaticky generované náčrty
Objevte GeoTask 22 a získejte plnou kontrolu nad svými úkoly v terénu
Prozkoumejte novinky v našem systému pro správu terénních služeb a objevte nejnovější vylepšení, která vám umožní plnou kontrolu nad úkoly – od podrobných kroků provedení a kódů uzavření úkolů až po přesné adresy a upozornění na skladové zásoby.
